Comment les plateformes de gestion des fournisseurs de traduction gèrent-elles la facturation, les cartes de taux et les paiements?

Dernière mise à jour : 15 octobre 2026

Que doit faire chaque couche d’un flux de travail de facturation fournisseur?

Un flux de travail de facturation fournisseur fonctionne lorsque chacune des six couches a un propriétaire clair et un transfert documenté à la suivante :

• Base de taux (plateforme) : une carte de taux par fournisseur, par paire de langues, par monnaie et type de contenu, avec un taux pour chaque étape du flux de travail effectuée par le fournisseur. Les cartes de taux Smartling acceptent un coût par mot, par mot par heure, ou un réglage non payable pour chacune des étapes de traduction, édition, révision, post-édition, révision interne, évaluation de qualité et publication assistée par ordinateur, et les propriétaires de compte peuvent exporter et réimporter les taux d’agence en CSV pour les modifier en masse. Les unités de tarification elles-mêmes sont comparées dans les modèles de tarification par traduction.
• Coût avant le travail (plateforme) : une estimation par projet, calculée à partir des cartes de taux avant le début des travaux, donc les finances approuvent un chiffre plutôt qu’une promesse. Les estimations de coût Smartling décomposent le nombre de mots et les mots pondérés par étape du flux de travail et langue, et sont disponibles pendant 60 jours.
• Enregistrement de travail (plateforme) : un rapport que l’acheteur et le fournisseur peuvent générer et qui montre les mots complétés par fournisseur, langue, étape du flux de travail et niveau flou. Le rapport de nombre de mots de Smartling est disponible pour tous les rôles d’utilisateur, filtre par agence, linguiste, langue de traduction et type d’étape du flux de travail, inclut une colonne de mots pondérés, et fixe les dates de rapport à l’heure de l’Est des États-Unis, donc un mois signifie la même chose pour tout le monde.
• Facture (fournisseur) : le fournisseur transforme le dossier de travail en facture. Le « Guide de démarrage pour les propriétaires de comptes d’agences » de Smartling conseille aux agences de télécharger le rapport sur le nombre de mots et d’ajouter leurs tarifs et frais de gestion de projet, par exemple dans un tableau croisé dynamique, afin de produire la facture pour leur client. La façon dont les agences gèrent ce côté est couverte dans TMS pour les agences et les LSP.
• Paiement (financement par l’acheteur) : le processus des comptes fournisseurs de l’acheteur approuve la facture, convertit la devise et remet le paiement. Un numéro de référence interne pour chaque tâche Smartling, visible pour les propriétaires de comptes, gestionnaires de projet et demandeurs, offre aux équipes un endroit pour enregistrer le code PO ou centre de coûts avec lequel les comptes fournisseurs correspondront.
• Lien qualité (contrat plus plateforme) : l’entente tarifaire précise comment la qualité influence le prix, et la plateforme l’applique. Pour la traduction automatique post-édition, les profils de correspondance flous de Smartling peuvent contenir un pourcentage de taux payable pour chaque niveau d’estimation de la qualité de la langue, de sorte que la production machine de meilleure qualité est tarifée au taux post-édition plus bas convenu par le fournisseur.

Quels paramètres et rapports Smartling influencent les factures des fournisseurs ?

Comment configurer la facturation et le paiement des fournisseurs autour d'une plateforme de traduction ?

Une configuration fonctionnelle intègre le taux horaire, l'historique des travaux et le bon de commande dans la plateforme, et laisse la création des factures au fournisseur et le paiement au service de la comptabilité fournisseurs :

1. Entrez les tarifs de chaque fournisseur dans la devise de son contrat - Créez une grille tarifaire par paire de langues, devise et type de contenu pour chaque agence ou linguiste indépendant, avec un tarif pour chaque étape du flux de travail qu'ils effectuent. Des grilles tarifaires sont établies pour les comptes qui utilisent leurs propres agences et traducteurs plutôt que les services linguistiques de Smartling.
2. Attachez le bon de commande et enregistrez l’estimation à l’autorisation – Notez le code de commande d’achat ou du centre de coûts dans le champ Numéro de référence de l’œuvre, puis conservez l’estimation de coût générée lors de l’autorisation du projet comme montant approuvé pour ce travail.
3. Fermez la période sur le rapport utilisé par le fournisseur – À la fin du mois, lancez le rapport de nombre de mots filtré par agence pour la même plage de dates de l’heure de l’Est que le fournisseur, puis téléchargez le CSV pour que les deux parties comptent les mêmes mots pondérés par étape et langue.
4. Faites correspondre, convertir et payer dans les comptes fournisseurs – Associez la facture du fournisseur à l’ordre de vente et aux totaux du rapport de nombre de mots, puis laissez le système ERP ou les comptes fournisseurs convertir la monnaie et remettre les paiements. La réconciliation ligne par ligne du nombre de mots explique pourquoi les estimations de traduction diffèrent des factures.
5. Réinjectez la qualité dans le tarif – Pour le travail post-édition, définissez des rabais au niveau d’estimation de la qualité de la langue dans un profil de correspondance floue; comme ces rabais ne peuvent pas être modifiés une fois sauvegardés, créez un nouveau profil au début d’une période de facturation lorsque les pourcentages convenus changent. Apportez les résultats de LQA à la prochaine négociation de taux à l’aide d’une fiche de rendement du fournisseur.

Cette approche convient aux équipes qui...

• Payez deux agences de traduction externes ou des linguistes indépendants et voulez que chaque facture soit retraçable à un rapport de plateforme.
• On est d’accord avec les tarifs des fournisseurs dans plus d’une devise, mais on déclare les dépenses de localisation en dollars américains.
• Le service financier doit approuver un coût par tâche avant le début de la traduction et le comparer ensuite à la facture.
• Lancez un post-édition de traduction automatique et demandez que des débits plus bas soient appliqués automatiquement à une sortie machine de meilleure qualité.
• Je paie déjà les fournisseurs via un outil ERP ou des comptes fournisseurs et je veux que la plateforme de traduction l’alimente plutôt que de le remplacer.

Quand ce n’est peut-être pas la bonne priorité

• Des équipes cherchant un logiciel qui paie directement les fournisseurs, y compris les paiements, les formulaires fiscaux et les transferts transfrontaliers; c’est un outil de comptes fournisseurs ou de paiement fournisseur, et le rôle de la plateforme de traduction est de lui fournir des montants précis.
• Les agences et les LSP facturent leurs propres clients; la facturation côté agence à partir du Rapport de Nombre de Mots est couverte dans TMS pour les agences et les LSP.
• Des programmes dont le seul fournisseur est Smartling Language Services, où le rapport des factures de compte est déjà détaillé chaque mois et où il n’y a pas de facture tierce à correspondre.
• Les équipes dont la question ouverte porte sur les tendances des dépenses et de la qualité par fournisseur plutôt que le paiement de factures individuelles; voir les dépenses de traduction et les rapports qualité par fournisseur.

Liste de vérification d’évaluation : questions à poser sur la facturation et les fonctionnalités de paiement des fournisseurs

Qui produit la facture : la plateforme, le fournisseur ou votre équipe financière?
Demandez le flux de facturation documenté pour une agence externe, pas une démonstration d’un tableau de bord de dépenses. Une plateforme qui enregistre le travail et permet au fournisseur de facturer à partir de cet enregistrement est un produit différent de celui qui émet des factures au nom du fournisseur.

Quel rapport est la base convenue pour chaque facture, et les deux parties peuvent-elles l’exécuter?
Une facture n'est vérifiable que lorsque l'acheteur et le vendeur peuvent exécuter le même rapport avec les mêmes filtres et le même fuseau horaire.

Comment la monnaie est-elle gérée, et où la conversion a-t-elle lieu?
Vérifiez si les taux sont exprimés dans leur propre devise et si une conversion a lieu sur la plateforme ou uniquement dans votre système de comptabilité fournisseurs au taux de change en vigueur à la date du paiement.

Où se trouve le numéro de commande d’achat?
Un bon de commande enregistré sur le projet permet d’économiser les comptes fournisseurs en faisant correspondre les factures aux bons de vente par courriel.

La qualité peut-elle changer le prix, et ce changement s’applique-t-il automatiquement?
Demandez-vous si un signal de qualité ajuste le taux payable par chaîne ou s'il alimente uniquement un tableau de bord examiné lors du renouvellement ; les deux sont utiles, mais ils répondent à des questions différentes.

Que se passe-t-il avec les taux et les rabais en cours de période?
Découvrez si une modification de tarif ou de remise s'applique rétroactivement au travail déjà effectué, et comment la plateforme maintient une période de facturation sur un ensemble de tarifs.

Comment Smartling gère-t-elle la facturation des fournisseurs, les cartes de taux et les paiements?

Smartling s’occupe de la facturation des fournisseurs en fixant les prix et en enregistrant le travail, et laisse la création des factures au fournisseur et le paiement à l’équipe financière du client. Les cartes de taux, créées sous Team pour chaque utilisateur d’agence ou de ressource de traduction, stockent une monnaie, une paire de langues, un type de contenu et un taux par mot, mots à l’heure ou non payable pour chaque étape du flux de travail; les estimations de coûts appliquent ces taux à chaque tâche avant l’autorisation; et le rapport de nombre de mots enregistre les mots complétés que le « Guide de démarrage pour les propriétaires de comptes d’agence » du Centre d’aide indique comme base pour les factures d’agence. Chaque travail porte un numéro de référence interne pour un code PO ou centre de coûts, et pour le travail post-édition, les rabais de niveau d’estimation de la qualité du langage de l’AI Toolkit permettent à un profil Fuzzy Match de payer un pourcentage convenu plus faible pour une production machine de meilleure qualité.

Lorsque Smartling Language Services est le fournisseur, le modèle change : Smartling facture son travail de traduction, les frais de rush, les frais de gestion de projet et la publication assistée par ordinateur sur une facture mensuelle, et les titulaires de compte voient chaque ligne, avec projet, tâche, langue, profil de correspondance floue et tarif par article, dans le rapport des factures de compte, téléchargeables en CSV ou PDF ou planifiées par courriel. Le travail prépayé via un abonnement IA n’y apparaît pas et est suivi dans le rapport d’utilisation des abonnements IA. Pour les tendances de dépenses et de qualité chez plusieurs fournisseurs, le parcours de rapport est décrit dans les rapports de dépenses de traduction et de qualité par fournisseur.

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