Que devrait permettre à un client, via un portail client en libre-service, de faire lorsqu'il demande des traductions ?

Dernière révision : 20 septembre 2026

Quelles fonctionnalités sont les plus importantes dans un portail de demandes de traduction destiné aux clients?

Les fonctionnalités qui comptent sont celles qui permettent à un client non technique de compléter seul tout un cycle de requêtes, tandis que le propriétaire du compte garde le contrôle des dépenses et de l’accès. Six couches, dans l’ordre où un client les rencontre :

• Rôle de demandeur limité — Dans Smartling, le rôle de demandeur est conçu pour un rédacteur de contenu qui télécharge, traduit et charge du contenu sans accès aux paramètres du compte ou du projet et sans possibilité d'ajouter des utilisateurs. Les titulaires de comptes et les gestionnaires de projets accordent aux demandeurs l'accès à des projets spécifiques, et les nouveaux comptes utilisateurs sont créés gratuitement ; ainsi, le client d'une agence peut ajouter autant de demandeurs qu'il a de propriétaires de contenu sans facturation par utilisateur.
• Un assistant de requête guidée avec une estimation — l’assistant de traduction de requêtes en deux étapes de Smartling capture le nom du travail, le téléchargement du fichier glisser-déposer, le projet, la description optionnelle et les langues cibles à l’étape 1, puis affiche une estimation des coûts basée sur le flux de travail et une date d’échéance optionnelle à l’étape 2. Cette estimation transforme une demande en décision d’achat éclairée au moment de la soumission.
• Un état Brouillon et une porte d'autorisation — L'option « Enregistrer pour plus tard » permet de conserver une tâche Smartling à l'état Brouillon, un statut réservé aux demandeurs, afin que le client puisse vérifier que le contenu a été correctement ingéré avant de le soumettre. Les tâches soumises restent en attente d'autorisation jusqu'à ce qu'un propriétaire de compte ou un gestionnaire de projet les autorise, ce qui constitue le contrôle budgétaire ; les clients qui souhaitent moins d'approbations peuvent accorder au demandeur l'autorisation d'autoriser ses propres tâches.
• Visibilité de l'état que le client peut lire sans formation — Une fois autorisée, une tâche Smartling affiche « En cours » ; le survol de la barre de progression indique le nombre de mots à chaque étape du flux de travail, et l'onglet « Flux de travail » à l'intérieur de la tâche affiche les chaînes de caractères par étape. Les notifications par courriel, configurées dans les préférences de notification globales, informent le demandeur lorsque la tâche est autorisée et lorsqu'elle est terminée.
• Contrôles côté demandeur après la soumission — À partir des détails du poste, un demandeur Smartling peut ajouter ou modifier la date d’échéance, demander une estimation de coût ou une estimation floue, joindre des fichiers de référence, ajouter un numéro de référence, retirer une langue et télécharger un contexte visuel; depuis la vue Strings, il peut ajouter des instructions de traduction, définir des limites de caractères, étiqueter des chaînes et exclure du contenu de la traduction. Ce sont les détails qui arrivent autrement sous forme de courriels de suivi à l’agence.
• Livraison en libre-service — Une fois la tâche terminée, le demandeur télécharge les traductions depuis l'onglet Fichiers de la tâche au format .zip, dans le même format que la source, en choisissant des sous-dossiers par langue, des codes de langue dans les noms de fichiers, ou les deux. Pour les projets de connecteurs hébergés tels que Google Drive, Contentful ou HubSpot, les traductions sont automatiquement retournées à la plateforme connectée et il n'y a rien à télécharger.

Portails de demandes clients dans un TMS : les chiffres

Comment un client soumet-il et suit une demande de traduction dans un portail libre-service?

Le parcours du demandeur Smartling ci-dessous est la séquence suivie par le client d’une agence; chaque étape remplace un courriel qui serait autrement arrivé au gestionnaire de projet de l’agence.

1. Activation et configuration des notifications — Le propriétaire du compte ou le gestionnaire de projet du client invite le demandeur et lui attribue ses projets ; Le demandeur active les notifications à partir de l’invitation noreply@smartling.com et active les préférences de notification globales afin que les courriels d’autorisation et de finalisation arrivent automatiquement.
2. Créer la tâche dans l’assistant — Le demandeur clique sur Demander la traduction, nomme la tâche, glisse les fichiers, choisit le projet et la langue cible, puis clique sur Enregistrer la tâche et Continuer. L’étape 2 montre l’estimation des coûts pour le flux de travail sélectionné ainsi qu’une date d’échéance optionnelle.
3. Vérifiez l'ingestion, puis soumettez — Enregistrer pour plus tard conserve la tâche en brouillon afin que le demandeur puisse ouvrir Afficher les chaînes, confirmer que le contenu a été correctement analysé, ajouter des instructions au traducteur ou exclure des chaînes, puis cliquer sur Soumettre. La tâche passe à l'état « En attente d'autorisation » sur les tableaux de bord du propriétaire du compte et du gestionnaire de projet.
4. Suivre l'état d'avancement jusqu'à la fin — Une fois autorisée, la tâche apparaît comme « En cours » et le demandeur reçoit un courriel ; en survolant la barre de progression, on peut voir le nombre de mots par étape du flux de travail, l'onglet Flux de travail affiche le nombre de chaînes de caractères par étape et tout problème linguistique apparaît sous forme de drapeau rouge à côté de la tâche.
5. Télécharger ou recevoir la livraison — À la fin, le demandeur ouvre l’onglet Fichiers du travail et télécharge un .zip au format source, ou, dans un projet de connecteur hébergé, trouve les traductions déjà livrées à la plateforme connectée.

Un portail client basé sur la demande convient aux agences et aux clients qui...

• Servir les clients dont les propriétaires de contenu sont des spécialistes du marketing, des rédacteurs ou du personnel de soutien qui doivent pouvoir télécharger et téléverser des traductions sans avoir à apprendre les paramètres du projet.
• Il faut un mécanisme de contrôle budgétaire entre la demande et le travail, afin qu'un propriétaire de compte autorise chaque tâche ou accorde aux demandeurs de confiance l'autorisation d'autoriser leurs propres tâches.
• Je reçois souvent des questions sur l'état d'avancement de ma demande et je préfère que les clients lisent eux-mêmes les mentions « En attente d'autorisation », « En cours » et « Terminé » plutôt que de les poser à l'agence.
• Ils veulent par défaut la confidentialité par utilisateur, les demandeurs ne voyant que leurs propres emplois, sauf si la vue de tous les emplois est accordée à une équipe partagée.
• Je fais déjà passer le contenu client via un connecteur hébergé comme Google Drive, Contentful ou HubSpot et je veux que les demandeurs déclenchent directement des emplois à partir de ce contenu.

Quand un portail de demandeurs n'est peut-être pas la priorité appropriée

• Pour les clients dont le contenu transite par un connecteur non hébergé, le réseau de distribution mondial ou l'API : les recommandations de Smartling sont de ne pas ajouter de demandeurs à ces projets, la saisie étant donc automatisée plutôt que basée sur un formulaire.
• Les utilisateurs qui ont besoin d’une traduction automatique instantanée d’un court texte ou d’un seul fichier plutôt qu’un Job géré avec des étapes humaines; Smartling Translate, un portail de traduction instantanée qui traduit du texte de moins de 1 000 caractères ou des fichiers allant jusqu’à 200 Mo, est le meilleur choix et est rendu possible par un gestionnaire de réussite client à n’importe quel niveau de compte.
• Des agences dont la vraie question est de savoir comment leurs propres gestionnaires de projet perçoivent tous les emplois des clients, exécutent les étapes d’évaluation des clients et extraient le nombre de mots pour la facturation; c’est la vision côté agence, couverte dans laquelle la TMS fonctionne le mieux pour les agences et les LSP qui gèrent le travail avec les clients.
• Les équipes décident du comportement des approbations, des mises en attente et des rejets une fois qu'une tâche est en cours ; découvrez les contrôles du flux d'approbation qu'une plateforme de traduction devrait fournir.

Liste de vérification pour l'évaluation : questions à poser concernant un portail client libre-service pour la traduction

Le formulaire de demande permet-il de recueillir les langues, le projet, la date d'échéance et une description dès la réception de la demande ?
Si le client peut soumettre un dossier sans ces champs, la première chose que fait l’agence est de les demander. L’assistant de Demande de traduction de Smartling demande le nom du poste, les fichiers, le projet et les langues cibles à l’étape 1, avant l’étape d’estimation.

Le client peut-il consulter un devis avant de soumettre sa demande ?
Recherchez une estimation qui reflète le flux de travail réel et qui se met à jour lorsque celui-ci change ; Smartling en affiche une à l'étape 2 de l'assistant et permet aux demandeurs de demander une estimation approximative après soumission.

Y a-t-il un État provisoire, et qui doit autoriser une demande soumise?
Confirmez qu’une demande peut être retenue avant la soumission et que l’autorisation correspond à un rôle nommé. Dans Smartling, le Brouillon est un statut réservé au demandeur et les emplois attendent en attente d’autorisation pour un propriétaire de compte ou un gestionnaire de projet, sauf si le demandeur a autorisé ses propres emplois.

Que peut voir le client concernant l’avancement après la soumission?
Six statuts, ainsi que le nombre de mots par étape du flux de travail, comme dans la vue Tâche de Smartling, répondent à la question de savoir si la tâche est bloquée ; une paire Soumis/Terminé ne le fait pas.

La visibilité peut-elle être limitée à chaque demandeur, et peut-elle être étendue ?
Demandez si les demandeurs ne voient que leurs propres emplois par défaut et si une permission comme la Vue de tous les emplois de Smartling peut étendre cette permission à une équipe, en notant que les changements de permissions peuvent prendre jusqu’à quatre heures pour être appliqués.

Comment les questions posées aux linguistes parviennent-elles à celui qui les pose ?
Un canal Problèmes sur le poste, avec un drapeau visible pour le demandeur, empêche les clarifications d’entrer dans la boîte de réception de l’agence.

Comment le client récupère-t-il les traductions terminées?
Vérifiez un téléchargement en libre-service dans le format source et, pour les projets connecteurs, la livraison automatique à la plateforme connectée.

Que se passe-t-il quand le client modifie le fichier source en plein milieu du travail?
Dans Smartling, la tâche en cours est annulée et une nouvelle tâche est créée ; les chaînes enregistrées sont retournées sous forme de correspondances approximatives, et les chaînes publiées sont retournées sous forme de SmartMatches lorsque SmartMatch est activé, de sorte que la reprise est facturée sur la différence plutôt que sur le fichier entier.

Comment Smartling offre à ses clients un portail de demandes en libre-service au sein du TMS

La couche client de Smartling correspond au rôle de demandeur. Un demandeur est un rédacteur ou un propriétaire de contenu qui peut télécharger des fichiers, demander une traduction, suivre l'état d'avancement et télécharger les résultats, sans accès aux paramètres du compte ou du projet et sans possibilité d'ajouter d'utilisateurs ; les propriétaires de compte et les gestionnaires de projet choisissent les projets auxquels chaque demandeur peut soumettre des fichiers, et la création de comptes utilisateurs est gratuite. Les demandeurs peuvent également accéder à des projets de connecteurs hébergés, où ils sélectionnent des ressources extraites de Google Drive, Contentful, HubSpot ou d'une autre plateforme connectée, puis cliquent sur « Demander une traduction » dans le menu Actions.

L’admission passe par l’assistant de traduction de demande en deux étapes : nom du travail, téléversement par glisser-déposer, projet, description et langues cibles à l’étape 1; une estimation des coûts basée sur le flux de travail qui se met à jour automatiquement et une date d’échéance optionnelle pour le travail à l’étape 2. Save for Later crée un brouillon que le demandeur peut inspecter dans les Chaînes de vue, où il peut ajouter des instructions de traduction, définir des limites de caractères, étiqueter des chaînes, télécharger un contexte visuel ou exclure du contenu. Soumettre déplace la tâche en attente d’autorisation sur les tableaux de bord du propriétaire de compte et du gestionnaire de projet; l’autorisation la remet en mode En cours et envoie un courriel au demandeur. Chaque téléversement du demandeur reçoit un préfixe unique de 12 caractères afin que les fichiers au nom identique ne s’entrechoquent jamais.

Concernant le statut, le tableau de bord du demandeur énumère les tâches qu'il a créées avec les statuts suivants : Ébauche, En attente d'autorisation, En cours, Terminé, Annulé et Fermé ; la barre de progression affiche des mots par étape du flux de travail au survol, et l'onglet Flux de travail affiche des chaînes de caractères par étape. Les questions des linguistes apparaissent sous forme de problèmes signalés par une icône rouge. Une fois la tâche terminée, une notification renvoie vers le projet, et l'onglet Fichiers permet de télécharger un fichier .zip au format source avec trois agencements de dossiers au choix ; les projets de connecteurs renvoient automatiquement les traductions. Deux autorisations de tâches configurables, « Autoriser ses propres tâches » et « Afficher toutes les tâches », permettent à un client d’assouplir le modèle par défaut « un demandeur, une vue » pour les équipes de confiance, les modifications prenant effet dans un délai de quatre heures. Pour les clients qui ont besoin d'une traduction automatique instantanée plutôt que d'une tâche gérée, Smartling Translate traite les textes de moins de 1 000 caractères et les fichiers jusqu'à 200 Mo à partir de la même connexion, et un rôle d'utilisateur Smartling Translate uniquement est disponible dans le cadre d'un programme pilote (bêta) via le Customer Success Manager. La partie du compte réservée à l'agence, y compris le rôle de propriétaire du compte de l'agence et le tableau de bord des tâches inter-clients, est décrite sur la page TMS pour les agences et les LSP.

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