A partir de zéro : constituer une équipe d'emplacement

Comment constituer une équipe d'emplacement

La constitution d'une équipe ne se limite pas à l'embauche de quelques personnes - elle nécessite également la mise en place d'une culture d'équipe forte et unique qui s'intègre à l'entreprise. Dans le monde distant d'aujourd'hui, il est plus important que jamais que les équipes incarnent des valeurs communes afin de créer un espace sûr pour la collaboration, l'efficacité et la sécurité psychologique.

Dans cette session, Hristina Racheva, conseillère en emplacement, explique ce qu'il faut faire pour créer une équipe d'emplacement à partir de zéro. Elle partage son expérience de doublement de la taille de son équipe pendant la pandémie, son parcours de croissance et la manière dont elle a géré l'ensemble de ses activités dans trois pays différents. Elle explique également comment elle effectue des bilans d'équipe, décide qui embaucher (généralistes, spécialistes, principales, débutants, etc.), identifie les caractéristiques et les lacunes de l'équipe, et bien plus encore.

Que vous soyez un responsable du recrutement essayant de constituer une équipe à partir de zéro, un responsable d'une équipe existante ou un collaborateur individuel au sein d'une équipe d'emplacement, vous pouvez tirer des enseignements de ce séminaire en ligne :

• Comment identifier les rôles dont votre équipe a besoin
• Les éléments clés d'une intégration réussie
• Importance de l'esprit d'équipe et de la collaboration
• Comment votre équipe peut apprendre et se développer ensemble
• Conseils pour les supérieur et les dirigeants

Embarquement

Des études ont montré qu'une approche systématique de l'intégration permet aux nouveaux employés d'être opérationnels 50 % plus rapidement, ce qui signifie qu'ils peuvent commencer à contribuer à la réalisation des objectifs souhaités au sein de l'équipe plus rapidement et plus efficacement.

C'est pourquoi l'onboarding est plutôt une intégration. Le terme « intégration » suggère un objectif plus ambitieux : faire ce qu'il faut pour que la nouvelle personne devienne un membre à part entière de l'équipe, aussi rapidement et harmonieusement que possible.

Votre rôle en tant que gestionnaire

L'intégration est complexe et nécessite un processus complet. Bien que tous les membres de l'équipe soient impliqués et soutiennent le nouvel employé, personne n'a plus d'impact sur le succès des nouveaux employés que les supérieur qui les ont embauchés. Cela s'explique par le fait que les cadres comprennent ce que les nouveaux employés doivent accomplir et ce qu'il faut pour cela - compétences, ressources et relations.

• Comprenez leurs défis. L'intégration est difficile pour les nouveaux employés, même s'il s'agit de professionnels expérimentés. Ils ne connaissent pas l'entreprise, ne comprennent pas comment certaines choses fonctionnent au sein de l'organisation, n'ont pas de relations établies et doivent s'adapter à une nouvelle culture. Des études ont montré que les difficultés rencontrées dans ces deux dernières catégories sont les principales raisons d'une rotation rapide. Les nouveaux employés doivent apprendre beaucoup de choses et peuvent se sentir très vulnérables, même s'ils semblent avoir confiance en eux. Certains pourraient réagir en jouant la carte de la sécurité et en s'en tenant trop à ce qu'ils savent déjà, au lieu de poser des questions et de trouver des moyens d'apporter une valeur ajoutée. Il est donc important de les rassurer sur le fait que l'apprentissage est plus important que l'action dans les premiers temps. Pour définir les attentes, expliquez clairement comment ils seront évalués au cours du processus d'intégration, tout en discutant des attentes à long terme et de l'évolution de la carrière.
• Intégrez-les à l'équipe. Plus tôt le nouveau membre de l'équipe établira des relations de travail efficaces avec ses pairs, mieux ce sera, et le responsable du recrutement peut faire beaucoup pour que cela se produise. Le point de départ est de s'assurer que l'équipe comprend pourquoi la personne a été embauchée et quels rôles elle jouera. Veillez ensuite à ce que l'équipe se connecte individuellement avec la nouvelle personne pour apprendre à se connaître sur le plan personnel - les membres de l'équipe peuvent partager les enseignements qu'ils ont tirés de leur expérience et ce qu'ils auraient aimé savoir lorsqu'ils ont commencé.
• Mettez-les en contact avec les principales parties prenantes. Un moyen simple pour les patrons de faciliter ces contacts est de dresser une liste de noms, d'inclure de brèves notes sur chacun d'entre eux et de faire les présentations, en expliquant pourquoi il est important et pertinent qu'ils se mettent en contact.
• Aidez-les à remporter les premières victoires. Les premières victoires sont un moyen efficace pour les nouveaux employés d'acquérir de la confiance et de la crédibilité. Les personnes qui débutent dans un emploi ou une organisation veulent souvent prouver qu'elles peuvent tout faire et tombent dans le piège d'essayer d'en faire trop, trop tôt, et de se disperser. Le travail du supérieur consiste à faire en sorte que les nouveaux embauchés se concentrent sur les tâches essentielles auxquelles ils doivent donner la priorité. Élaborez un plan d'intégration - une liste de tous les outils et de tous les processus qu'ils doivent connaître au sein de l'équipe, de toutes les actions attendues d'eux et de leurs responsabilités. Ensuite, établissez un plan pour chacun d'entre eux en un seul endroit - ce qu'ils sont censés apprendre/faire d'ici le mois 1, 2, 3, qui les aidera à le faire, des liens vers des lectures qui leur donneront un bon sentiment d'accomplissement.

L'intégration est multidimensionnelle

Pour assurer le succès d'un nouveau membre, il est important de bien comprendre certains aspects clés :

Souffle

• Le apprentissage technique permet de comprendre les principes fondamentaux de l'entreprise, tels que les produits, les clients, les technologies et les systèmes.
• Le apprentissage culturel concerne les attitudes, les normes comportementales et les valeurs qui contribuent au caractère unique de l'organisation.
• Le apprentissage politique vise à comprendre comment les décisions sont prises, comment fonctionnent le pouvoir et l'influence, et à déterminer de quel soutien ils auront le plus besoin.

Profondeur

• Structure et stratégie de l'entreprise: Présentez les produits et la structure de haut niveau, en particulier ceux qui collaborent le plus souvent avec l'équipe d'emplacement.
• Structure et stratégie du service: Présentez le service dont fait partie l'équipe d'emplacement et aidez-la à découvrir les objectifs communs, la manière dont vous collaborez, qui sont les responsables, leurs rôles, etc.
• Structure et stratégie d'emplacement: Partagez la structure et la stratégie de l'équipe actuelle et expliquez pourquoi elle est telle qu'elle est. Donner un peu d'histoire et de contexte est également utile pour brosser un tableau d'ensemble et créer un sentiment d'appartenance.

Apprendre et grandir

Apprendre ensemble

Une équipe qui apprend ensemble grandit ensemble. Voici comment vous pouvez apprendre en équipe :

• Prévoyez du temps pour l'apprentissage
• Partage des connaissances
• Apprentissage de l'emplacement
• Apprentissage par non-localisation
• Partage transversal
• Haut-parleurs externes

Organisez des sessions d'apprentissage en équipe - c'est souvent plus amusant et cela renforce le sentiment de responsabilité de chacun. Vous pouvez bloquer certains « apprentissages » dans les calendriers, que ce soit en groupe ou individuellement. L'inscription d'une heure dans le calendrier en signale l'importance et fait savoir aux autres qu'ils ne doivent pas être dérangés pendant cette période par d'autres réunions ou activités. Ensuite, organisez un moment où chacun pourra partager ce qu'il a appris au cours des sessions d'apprentissage programmées, qu'il s'agisse de emplacement ou de développement personnel.

Se tenir au courant du travail effectué dans certaines disciplines ou certains services de l'organisation constitue également une occasion d'apprentissage importante. Ainsi, votre équipe peut être informée des projets en cours et à venir. Même les sujets qui ne semblent pas pertinents dans l'immédiat peuvent vous donner une vision holistique de l'entreprise dans son ensemble et préparer votre équipe à être prête lorsque des occasions se présenteront. La plupart des disciplines et des services organisent régulièrement des sessions de type « all-hands » auxquelles vous pouvez participer ou dont vous pouvez écouter l'inscription.

Grandir ensemble

Pour grandir ensemble, les équipes doivent s'aider mutuellement à identifier quelques domaines :

• Ce qui freine l'équipe
• Les domaines auxquels l'équipe pourrait vouloir accorder plus d'attention
• Où l'équipe fait déjà un travail remarquable

Il est incroyable de voir comment l'interaction et l'énergie changent lorsque vous commencez avec cette idée en tête - aborder la tâche avec l'intention d'aider quelqu'un et avoir préalablement entendu son histoire personnelle de croissance et de conscience de soi est puissant.

Évaluation de la sécurité psychologique de l'équipe

La sécurité psychologique consiste à savoir que :

• Si je fais une erreur, on ne m'en tiendra pas rigueur
• Il est facile de soulever des problèmes et des questions difficiles
• Les gens s'acceptent les uns les autres, même s'ils sont différents.
• On peut prendre des risques de façon sécuritaire
• Il est facile de partager des opinions et d'être franc les uns avec les autres.
• Il est facile de demander de l'aide aux membres de l'équipe
• Mes talents uniques sont appréciés et utilisés

Des études montrent que la sécurité psychologique permet de prendre des risques modérés, de dire ce que l'on pense et de faire preuve de créativité - précisément les types de comportement qui conduisent à des percées.

Il est essentiel de reconnaître que même si vous pensez que le niveau de sécurité est élevé dans votre équipe, d'autres membres peuvent ne pas le penser. Voyez donc si les membres de votre équipe ne sont pas du tout d'accord, ne sont pas d'accord, sont d'accord ou sont tout à fait d'accord avec les points ci-dessus.

S'il y a eu des réponses « pas du tout d'accord » ou « pas d'accord », votre équipe pourrait bénéficier d'une discussion sur le concept de sécurité psychologique et d'un échange d'idées sur la manière de l'accroître. Vous pouvez réserver un atelier pour votre équipe ici.

Développer une culture du retour d'information

Peu d'entreprises ont une forte culture du retour d'information ou n'en ont pas du tout. Pourquoi est-il si difficile de recevoir un retour d'information? Le processus s'attaque à la tension entre deux besoins fondamentaux de l'être humain : 1) le besoin d'apprendre et de grandir et 2) le besoin d'être accepté tel que l'on est.

Par conséquent, même une suggestion apparemment bénigne peut vous laisser un sentiment de colère, d'anxiété, de mauvais traitement ou de profonde menace. Pour mieux recevoir un retour d'information, il faut d'abord comprendre et gérer ces sentiments.

Pour favoriser une culture du retour d'information, il faut comprendre comment et pourquoi nous sommes déclenchés :

• Déclencheurs de vérité: Déclenchés par le contenu du retour d'information. Le conseil vous semble erroné, inutile ou tout simplement faillis - vous vous sentez indigné et lésé.
• Déclencheurs de relations: Ils sont déclenchés par des sentiments à l'égard du donneur - vous avez eu des expériences positives ou négatives. Que ressentirait-on si cela venait d'un autre?
• Déclencheurs d'identité: Déclenchés par le contenu - le retour d'information entre en conflit avec la croyance fondamentale de ce que vous pensez être ou ne pas être; vous vous sentez déséquilibré, sur la défensive.

Une fois que vous comprenez les déclencheurs de l'autre, vous commencez à poser des questions plus utiles :

• Que puis-je faire différemment qui aura l'impact le plus important sur mon succès?
• Qu'est-ce qui m'empêche de progresser dans ma carrière?
• Quelles sont les compétences que je pourrais acquérir et qui m'aideraient à progresser dans mon rôle?
• Que devrais-je faire de plus pour avoir un impact plus important?
• Y a-t-il des choses que je devrais cesser de faire?

Améliorer ensemble

Il y a toujours des domaines à améliorer, en particulier dans le monde d'aujourd'hui où la technologie et les équipes se développent rapidement.

Bilan de santé de l'équipe

En effectuant régulièrement des bilans de santé, les équipes devraient être en mesure de

• Accroître la confiance et la sécurité psychologique au sein de l'équipe
• Améliorer les relations entre les coéquipiers
• Créer une culture de la critique constructive et du retour d'information
• Soulever les problèmes et les résoudre rapidement
• Partager leurs sentiments plus facilement et plus fréquemment

Suivez les performances de votre équipe dans les catégories suivantes et mettez en place des actions de suivi particuliers :

• Alignement - l'équipe comprend le pourquoi de ce qu'elle fait et s'est mise d'accord sur des rôles et des responsabilités clairs.
• Satisfaction de la clientèle - offre régulièrement de la valeur, tient compte des réactions des clients
• Sécurité psychologique - les membres peuvent demander de l'aide, les débats sont réguliers et constructifs, et les erreurs sont considérées comme des occasions d'apprendre.
• Focus - se concentre sur le travail le plus important et limite le travail en cours
• Processus - prend régulièrement le temps de réfléchir et d'apporter des améliorations, dispose d'une documentation de qualité et organise des réunions efficaces.
• Motivation - les membres de l'équipe sont satisfaits de faire partie de l'équipe, disposent d'une autonomie suffisante et font un travail qui a du sens pour eux.
• Répartition du travail - répartit le travail de manière équitable et équilibrée et réduit les silos de connaissances