Les avantages d'un système de gestion terminologique qui changent la donne + comment en créer un

Lors de la conférence Global Ready 2021, nous avons été rejoints par Uwe Muegge, responsable de la terminologie, Global Business Marketing chez Facebook. Uwe a partagé des idées précieuses sur la gestion de la terminologie et sur la façon dont les avantages de la gestion de la terminologie vont bien au-delà de l'amélioration de la cohérence et de la qualité.

Voici les trois points à retenir de cette session :

1. La gestion de la terminologie est bien plus qu'une simple question de cohérence. La gestion de la terminologie représente une réelle valeur commerciale et peut vous aider à commercialiser votre produit plus rapidement.

2. La gestion de la terminologie n'est pas une science exacte. Il s'agit de donner aux auteurs et aux traducteurs des conseils sur la manière d'utiliser les mots qui comptent le plus pour votre organisation.

3. Vous n'avez pas besoin d'une abondance de ressources pour lancer votre projet de terminologie. Le meilleur conseil pour commencer est de commencer!

Qu'est-ce que la gestion terminologique?

Voici la définition la plus simple d'un terme donnée par Uwe : « un terme est un mot ou une phrase qui a de l'importance pour vous et votre organisation. Si un mot vous tient suffisamment à cœur pour que vous vouliez que tous les membres de votre organisation n'utilisent que ce mot lorsque vous en parlez, ce mot est un terme ».

La définition académique de la gestion terminologique est la suivante : « méthodes de collecte, d'entretien et d'accès aux données terminologiques ». Dans notre contexte, Uwe définit la terminologie commerciale comme « le processus consistant à fournir des conseils sur le choix des mots aux auteurs et aux traducteurs ».

La gestion terminologique aide les créateurs de contenu tout au long du cycle de vie, qu'il s'agisse des auteurs, des réviseurs, des traducteurs ou des réviseurs de traduction, à choisir les bons mots de manière efficace. La principale mission de la gestion terminologique est de permettre aux créateurs de contenu de choisir les bons mots sans perdre leur temps en recherches ou en discussions interminables avec leurs collègues.

Regardez la session d'Uwe dans son intégralité ici.

Dog vs Terminology from Smartling on Vimeo.

Pourquoi les programmes de terminologie ne sont pas à la hauteur

L'attitude suivante semble être largement répandue lorsqu'il s'agit d'envisager un système de gestion de la terminologie :

• Il n'y a pas de temps à perdre avec un programme de gestion de la terminologie.
• Je ne sais pas comment faire.
• Tout le monde est occupé et a de multiples priorités, il est donc difficile d'en intégrer une.
• Il s'agit d'un avantage (le potentiel de la gestion terminologique systématique n'est pas reconnu).
• C'est une tâche difficile, même pour un terminologue expérimenté. La création d'une entreprise est une tâche ardue.

Pourquoi ai-je besoin d'un système de gestion terminologique?

Ces préoccupations sont compréhensibles, mais les organisations qui les ont surmontées sont celles qui se distinguent.

La gestion de la terminologie améliore la cohérence, ce qui se traduit par une amélioration de la qualité de votre produit et de l'expérience qu'en ont vos clients. Mais ce n'est pas tout. Voyons comment la gestion de la terminologie peut avoir un impact encore plus immédiat sur le succès de vos produits et de vos services sur le marché.

Les problèmes de terminologie créent des frictions.

Une bonne gestion peut réduire le temps nécessaire à la mise sur le marché de vos produits à l'échelle nationale et internationale.

Le contenu est souvent géré par de nombreuses personnes différentes au sein d'une organisation. En l'absence d'un programme terminologique, les rédacteurs passent beaucoup de temps à rechercher et à débattre des termes corrects. Plus ces équipes sont dispersées, plus elles consacrent de temps à la recherche et à la réconciliation, alors que ce temps pourrait être mieux utilisé pour améliorer le contenu.

Trouver le terme adéquat peut s'avérer difficile, même pour des traducteurs hautement qualifiés ayant de nombreuses années d'expérience. Uwe sait que les traducteurs ne peuvent pas consacrer plus de quelques secondes à la recherche d'une traduction adéquate pour un terme lorsqu'ils doivent respecter des délais serrés. En mettant en place un processus de gestion terminologique, les traducteurs peuvent consacrer leur temps à traduire davantage de contenu et à rendre la traduction plus naturelle.

En définitive, les frictions que l'absence de gestion terminologique introduit dans le cycle de vie du contenu ralentissent l'ensemble du processus, ce qui a un impact réel sur le calendrier de lancement d'une entreprise.

Que se passerait-il si tous les termes clés étaient mis à la disposition des créateurs de contenu au début de chaque projet?

Le système de gestion terminologique change la donne pour toutes les parties prenantes.

En disposant d'une base de données terminologique multilingue complète et particulière à un projet, les auteurs peuvent non seulement produire plus rapidement un contenu de meilleure qualité, mais aussi rendre leur travail plus agréable.

Lorsque les auteurs utilisent les termes corrects dès la première fois, les éditeurs peuvent se concentrer sur l'amélioration du ton, de la voix et du message en utilisant le temps qu'ils auraient autrement perdu à corriger les termes.

Les traducteurs auront l'assurance d'utiliser le même terme traduit que tous les autres participants au projet, ce qui se traduira par une amélioration de la qualité de la traduction et de la productivité.

Le travail des réviseurs change également car, grâce au système de gestion terminologique, ils ne perdent plus leur temps à s'assurer que les différents traducteurs d'un projet utilisent les traductions des termes corrects de manière cohérente dans l'ensemble du projet. Ils peuvent désormais s'assurer que le texte traduit est aussi fluide qu'une traduction peut l'être.

Vous avez maintenant une équipe qui produit un contenu de meilleure qualité, qui met les produits sur le marché plus rapidement et qui est plus satisfaite de son travail.

La gestion de la terminologie est inclusive.

Nous savons tous que la langue est en constante évolution. De nouveaux mots apparaissent, d'autres disparaissent. Mais aujourd'hui, un aspect du langage fait l'objet d'une grande attention : la manière dont nous parlons de l'ethnicité, de la religion, du sexe, des capacités mentales et physiques, de l'âge et d'autres caractéristiques sociales et culturelles. L'utilisation d'un langage inclusif dans la communication est devenue une priorité à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.

Ce type de changement de culture est un défi majeur pour une organisation de toute taille. Lorsqu'il y a des centaines de créateurs de contenu au sein d'une organisation, comment s'assurer que tout votre contenu le reflète de manière cohérente? Comment mettre à jour tous les contenus existants? Et comment réviser tout ce contenu sans alourdir la charge de travail de vos auteurs et de vos rédacteurs?

Une fois de plus, la réponse est la gestion de la terminologie. La possibilité d'aider les auteurs à adopter rapidement un langage inclusif est un autre avantage important de la mise en œuvre d'un programme de gestion de la terminologie.

Comment lancer une initiative de gestion de la terminologie

Si vous disposez de ressources importantes pour mettre en œuvre un programme de terminologie d'entreprise, Uwe recommande de faire appel à un consultant en terminologie expérimenté. Mais si ce n'est pas le cas pour vous, voici quelques conseils d'Uwe pour lancer votre initiative de gestion de la terminologie.

1. Si vous vous lancez dans la gestion de la terminologie pour la première fois, choisissez un petit projet dont la priorité de lancement est moins élevée pour lancer un programme pilote, afin de réduire la pression sur vous et votre équipe.

2. Impliquez-vous plus tôt dans le cycle de vie du document, idéalement au stade de la planification du contenu. Lorsqu'un projet d'emplacement est confié à un fournisseur, il est presque toujours trop tard. Pour compiler une base terminologique complète et particulière à un projet, faites-la traduire dans toutes les langues que vous traitez et obtenez un retour d'information sur les traductions de ces termes, en n'oubliant pas de le faire avant le début de la traduction du contenu.

3. Recherchez toutes les ressources terminologiques possibles. Vous pensez peut-être que vous n'avez ni personnel ni budget pour lancer votre gestion de la terminologie, mais vous pourriez être surpris par ce que vous découvrirez. Les auteurs et les éditeurs ont probablement leur propre glossaire, et votre service juridique doit disposer d'une liste de toutes vos marques déposées. Il s'agit d'un excellent dictionnaire de départ.

4. Une fois que vous avez trouvé ou créé une base de données terminologique, veillez à la partager avec vos parties prenantes internes et externes.

5. Dès votre premier programme de terminologie, recueillez autant de données que possible sur l'impact positif de la terminologie sur le projet et partagez ces données avec la direction et les collègues. C'est ainsi que l'on construit une analyse de rentabilité pour un programme de gestion de la terminologie, afin de le faire évoluer vers une solution à l'échelle de l'organisation.

Comment créer une base de données terminologique?

L'objectif de la construction d'une base de données terminologique est de fournir des indications sur les mots qui comptent dans une organisation. Voici quelques éléments essentiels d'une base territoriale :

Le nom de votre entreprise

Il y a tant de façons de créer des variantes du nom de l'entreprise, même le plus simple. Vous pouvez l'écrire en majuscules, avec ou sans la forme juridique ou avec une virgule entre le nom et la forme juridique. Vous pouvez utiliser le symbole du téléscripteur pour les sociétés cotées en bourse ou utiliser des formes courtes ou abrégées... et la liste est encore longue. Incluez donc toujours le nom de votre organisation dans votre base de données terminologique avec des notes d'utilisation détaillées pour tous les cas d'utilisation.

Les noms de tous vos produits et leurs principales caractéristiques, y compris les marques déposées.

Il s'agit de mots auxquels vous et vos clients êtes attachés, et les traducteurs doivent donc les traduire correctement. L'inscription d'une marque est un processus long et coûteux. Pourtant, de nombreuses organisations omettent d'inclure ce type de propriété intellectuelle essentielle dans la base de données terminologique, ce qui entraîne toutes sortes de problèmes de traduction. Tous les traducteurs ne sont pas familiarisés avec les lois internationales sur le droit d'auteur et le fait que les marques peuvent perdre leur protection juridique lorsqu'elles sont utilisées sous une forme autre que la version enregistrée.

N'oubliez pas non plus d'utiliser le symbole de la marque chaque fois que l'article protégé par la marque est mentionné. Si vous incluez le symbole de la marque la première fois dans le document et pas plus tard, vous courez le risque que les marques soient mal traitées. Si vous ajoutez vos marques à votre base terminologique, vous pouvez vous assurer qu'elles survivront intactes à la traduction.

Termes clés

Incluez les mots que vous souhaitez voir utilisés de manière cohérente. Il n'est pas rare que différents types de contenu soient rédigés par différents groupes fonctionnels de votre entreprise. Disposez de tous les éléments de l'interface utilisateur dans une base terminale afin de vous assurer que les mêmes termes sont traduits de la même manière dans toutes les composantes d'un projet. Il existe de nombreux cas où plusieurs mots différents sont utilisés pour signifier la même chose. Ces mots peuvent prêter à confusion s'ils ne sont pas utilisés de manière cohérente, en particulier lorsqu'ils apparaissent dans plusieurs documents.

Nous espérons que les connaissances terminologiques et la sagesse d'Uwe vous seront utiles! Vous souhaitez mettre en place une gestion terminologique au sein de votre organisation? Pour en savoir plus sur le service de gestion des actifs linguistiques de Smartling, cliquez ici.